GxP-konforme Überwachung

02 GxP-Dokumentation und Anforderungen an computergestützte Systeme

In unserer Branche gibt es ein bekanntes und oft verwendetes Sprichwort: "Wenn es nicht dokumentiert ist, dann ist es nicht passiert." Kluge Worte, und was die GxP-Grundlagen betrifft, so sind sie von grösster Bedeutung. Die Anzahl der Felder, die Sie ankreuzen müssen, um Ihr Produkt herzustellen, zu verpacken, zu versenden und auszuliefern, ist enorm. Eines der grössten Probleme für Pharmaunternehmen ist die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Dokumentation. Denn es muss alles den Richtlinien entsprechen; welche Informationen gesammelt und wie diese aufbewahrt und gespeichert werden.

Letzten Endes kommt es auf die Zugänglichkeit und Flexibilität Ihrer digitalen Werkzeuge an. Sie müssen in der Lage sein, auf die Daten Ihrer Produkte bis hin zur Charge zuzugreifen. Auf diese Weise können Sie die Umsetzung und Einhaltung der GxP-Richtlinien während des gesamten Prozesses nachweisen und der U.S. Food & Drug Administration (FDA) und/oder der European Medicines Agency (EMA) versichern, dass die Qualität Ihrer Produkte den GxP-Anforderungen entspricht und absolut sicher und vor Manipulationen geschützt ist.

Welche Dokumente sind im Rahmen der GxP erforderlich?

Die spezifischen "x"-Dokumente sind je nach Branche unterschiedlich. Sie müssen jedoch die Integrität, Sicherheit und Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen bestätigen. Diese Dokumente werden in Form von Richtlinien erstellt. Diese Richtlinien werden dann in Form von Prozessen oder Verfahren berücksichtigt und umgesetzt. Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Validierungsprotokolle und -berichte

• Risikobewertungen

• Technische Berichte

• Nachforschungen

• Änderungsanträge

Grundsätzlich benötigt jede GxP-Anforderung eine dokumentierte Genehmigung oder Validierung, bevor der folgende Prozess in Gang gesetzt werden kann.

Rechtskonforme Dokumentation

Es ist nicht so sehr das Sammeln und Speichern von Daten, das konform sein muss. Es geht vielmehr um die Integrität Ihrer Dokumentenverwaltung. Diese Bereiche werden bei behördlichen Inspektionen genau unter die Lupe genommen und sind ein entscheidender Aspekt der Dokumentenverwaltung. Heutezutage erwarten die Aufsichtsbehörden, dass Mitarbeitende mit GxP-Funktionen, über eine ausreichende Schulung zur Datenintegrität verfügen. Für Einsteiger können alleine die GxPs schon schwierig zu verstehen und überwältigend sein. Doch die Einhaltung der Richtlinien für die Dokumentation in computergestützten Systemen ist nochmals ein ganz anderes Thema.

Datenintegrität umfasst die Aufrechterhaltung und Gewährleistung der Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Daten. Gemäss den GxPs werden die Anforderungen als kritische Komponente für den Nachweis der Sicherheit, Wirksamkeit und Qualität Ihres Produkts angesehen. Verstösse im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung und der Datenintegrität sind schwerwiegend und können kostspielige Folgen haben.

GxP-Anforderungen für computergestützte Systeme - eine Checkliste

Die Auflistung aller Dokumente, die für GxP erforderlich sind, würde den Rahmen sprengen. Jede Branche hat ihre eigenen Kriterien; aber es gibt einige grundlegende Standards der GxP-Anforderungen, von denen alle Branchen profitieren können. Wenn Sie alle der nachfolgenden Punkte mit "Ja" beantworten können, wissen Sie, dass Ihr Fundament ziemlich solide ist und Sie die branchenspezifischen Anforderungen mit Leichtigkeit erfüllen können.

1. Gibt es einen dokumentierten Prozess mit Verfahren für:

• 1(a) Die Speicherung, Überprüfung, Pflege, Aufbewahrung und Archivierung von Daten und Dokumentation

• 1(b) Die Gewährleistung der Sicherheit und des kontrollierten Zugriffs auf alle Geschäftsdaten und -unterlagen

• 1(c) Abweichungen von Standardverfahren

• 1(d) Korrektur- und Vorbeugungsmassnahmenplan (CAPA)?

2. Gibt es ein Back-up-System für Dokumente?

3. Werden Änderungen an Dokumenten revisionssicher durch überholte Versionen ersetzt und aufbewahrt?

4. Gibt es einen Prozess mit Verfahren für:

• 4(a) Kontinuierliche Validierung und Qualifizierung der Ausrüstung unter Angabe von Zeit, Datum und zuständigem Personal

• 4(b) Festlegung vereinbarter und standardisierter Toleranzgrenzen für den Zustand der Geräte und Anlagen

• 4(c) Ersetzen von Geräten oder Anlagen, deren Zustand ausserhalb der vereinbarten Toleranzgrenzen liegt

• 4(d) Die Umsetzung eines Kontinuitätsplans für den Fall einer IT-Störung

• 4(e) Die Dokumentation von Änderungen, Wartungsmassnahmen, Fehlern und Reparature

5. Gibt es ein zentrales Geräte- und Anlageninventar, einschliesslich Anleitungen und Betriebshandbüchern?

04 Die Bedeutung der Kalibrierung im Rahmen der GxP-Richtlinien

GxP-Einsteiger sollten wissen, dass jedes Unternehmen, das pharmazeutische Produkte erforscht, produziert, lagert, transportiert oder verkauft, für die Einhaltung der GxP-Richtlinien verantwortlich ist.

Nebst dem Mapping sind eine Reihe von Stabilitätsprüfungen und Temperaturüberwachungen während der gesamten Produktion, Lagerung und des Vertriebs erforderlich, um sicherzustellen, dass das Medikament den Standardwerten für Identität, Stärke, Qualität und Reinheit entspricht. Um die Inspektionen zu bestehen, müssen die Geräte und Instrumente durch ein GxP-konformes Überwachungssystem kontrolliert werden. Ein GxP-konformes Überwachungssystem umfasst Sensoren, die korrekt kalibriert sind und regelmässig auf ihre Genauigkeit überprüft werden. Die Kalibrierung ist Teil des Validierungsprozesses und erbringt den Nachweis, dass die Geräte (Sensoren) wie vorgesehen funktionieren. Die Kalibrierung ist nach den von der GMP festgelegten genehmigten Verfahren durchzuführen. Zu Prüfzwecken müssen sämtliche Aufzeichnungen über diese Kalibrierungen aufbewahrt werden.

Was genau ist eine Kalibrierung?

Unter Kalibrierung versteht man den Vergleich von Sensoren mit einem rückführbaren Referenzstandard. Mit einer Kalibrierung kann jedoch auch nachgewiesen werden, dass Geräte und die zugehörige Überwachungssoftware aufeinander abgestimmt sind. Zum Beispiel stimmt die Seriennummer auf dem kalibrierten Sensor mit der Seriennummer in der Software überein.

Wo sind die GxP-Richtlinien für die Kalibrierung definiert?

FDA 21 CFR Part 11 und/oder EU-Leitfaden zur guten Herstellungspraxis (GMP), Volume 4 behandelt die Herstellung. FDA 21 CFR Part 11 und Anhang 11 beziehen sich auf computergestützte Systeme und Dokumentationen. Eine technische Referenz ist ein computergestütztes Kalibrierungssystem speziell für Arzneimittel. Sein Ziel ist es, eine automatisierte Dokumentation zu erstellen, die weniger Raum für menschliche Fehler lässt, die Gesamtqualität der Arbeit verbessert und die Effizienz steigert, was sich auf den Gewinn auswirken kann.

Fazit

An den GxPs kommt keiner vorbei - wenn Sie pharmazeutische Produkte herstellen, lagern oder transportieren, müssen Sie die GxP-Richtlinien von Anfang bis Ende einhalten.

Zu Ihrem System gehört die Temperaturüberwachung, für die alle Geräte und zugehörigen Systeme qualifiziert und validiert werden müssen. Und für die Qualifizierung und Validierung sind Kalibrierung und Mapping erforderlich.

In diesem Sinne - Happy GxP'ing!